HARIANKALTIM.COM – Dinas Perhubungan Provinsi Kalimantan Timur melaksanakan kegiatan sosialisasi kearsipan di lingkungan Dinas Perhubungan dengan tema “Tata Kelola Arsip Dinamis Aktif dan Arsip Inaktif Guna Terciptanya Tertib Sadar Arsip di Lingkungan Dinas Perhubungan Provinsi Kalimantan Timur”, bertempat di Hotel Horison Samarinda, Rabu (20/07/2022).
Kegiatan sosialisasi ini dibuka oleh Kepala Dinas Perhubungan Provinsi Kalimantan Timur, AFF Sembiring SIP dengan dihadiri pegawai Dishub Kaltim.
Dalam sambutannya, ia memaparkan pentingnya kegiatan ini dan jangan meremehkan dalam mengelola arsip-arsip agar terkelola dengan baik.
Sebagai narasumber pertama, Dewi Susanti SE MM, Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur.
Dewi memaparkan pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Adapun tujuan penyelenggaraan dari kearsipan yaitu menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang otentik dan terpecaya, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
Narasumber kedua yakni Rachmadiana AMD, Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur, yang membahas berdasarkan fungsinya arsip terbagi menjadi dinamis dan statis. “Dinamis itu sendiri terbagi menjadi aktif dan inaktif,” ujar Rachmadiana.
Diterangkan, komposisi dari arsip yaitu 25 persen frekuensi kegunaan informasi masih aktif (arsip aktif), 30 persen frekuensi kegunaan informasi sudah mulai berkurang/menurun (arsip inaktif) , 35 persen informasi sudah tidak bernilai guna lagi dan dapat dimusnahkan, 10 persen informasi dapat di simpan dalam jangka yang lama (permanen/arsip statis).
Selanjutnya syarat penyusunan klasifikasi arsip berdasarkan dengan disusun tugas dan fungsi organisasi, logis, sistematis, dan kronologis, sederhana , fleksible, luwes dan dapat mengikuti perkembangan (up to date), berlaku umum dalam organisasi, menggunakan kode untuk mempermudah pengenalan kalsifikasi arsip, disusun secara berjenjang dimulai dari masalah pokok (primer), sub masalah (sekunder), dan sub-sub masalah (tersier). (MH/ADV/KOMINFO)
